24-6-2014

 Soort vergadering

Soort vergadering

 

Genodigden/doelgroep

 

Vergaderruimte

 

Vergaderadres

GMR vergadering

 

Leden GMR en CvB

 

Vergaderzaal

 

Jasmijnstraat

 

 

 

 

 

 

 

Datum vergadering

 

Aanvangs- en eindtijd

 

Voorzitter

 

Notulist

24-06-2014

 

20.00 uur

 

Afien Wijnands

 

Ardie van Keulen

Aanwezig:  mw. Wijnands, mw. Roowaan, mw. Merks, mw. Boes, mw. Bosman, mw. Rozendal, mw. de Jong, dhr. Meijer, dhr. Ouderling, dhr. Heeringa, dhr. Breukel, dhr. Timmermans en mw. Van Keulen.

Notulen

1.      Vaststelling agenda

Mw. Wijnands opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom.  Een bijzonder welkom voor mw. de Jong, dhr. Ouderling en dhr. Heeringa. Er volgt een voorstelronde.

Er worden geen punten aan de agenda toegevoegd.

2.      Verslag overleg GMR en CvB d.d. 28-05-2014

Blz. 2, punt 3: aan de laatste zin van de eerste alinea toevoegen:  voor de schoolleidersopleiding.

Blz. 2, punt 4: Ouderenquête: de GMR heeft een mailtje ontvangen met vragen over de enquête. Dhr. Breukel merkt op dat dit een pilot was en hij diverse vragen van ouders beantwoord heeft in “Vleugels”. Mw. Wijnands zal deze mail beantwoorden.

Het verslag wordt vastgesteld.

 

Actie- en besluitenlijst: geen toevoegingen.

3.      Mededelingen         

Geen mededelingen.

4. Bestuursjaarverslag 2013 en Jaarrekening 2013

Dhr. Timmermans merkt op dat door middel van dit document een historisch verslag over het afgelopen jaar weergegeven wordt. Al een paar jaar is opgenomen hoe de stichting is ingericht. Deze gegevens zullen volgend jaar verdwijnen. Tijdens de RvT vergadering van 11 juni jl. heeft de RvT haar goedkeuring verleend aan het Bestuursjaarverslag 2013 en aan het Financieel Jaarverslag 2013. Tijdens deze vergadering hebben twee accountants van Flynth de vergadering bijgewoond en vragen beantwoord van de RvT. Deze vragen spitsten zich vooral toe op de vernieuwde continuïteits- en risicoparagraaf. In het accountantsverslag wordt melding gemaakt van het formuleren van beleid voor interne aanbestedingen. Het CvB van Aves neemt dit advies ter harte en zal hier in de loop van 2014 een start mee maken zodat dit beleid in 2015 gevolgd kan worden. De stichting heeft een goed resultaat dit jaar. In de risico- en continuïteitsparagraaf worden de risico’s die de stichting loopt in kaart gebracht. Dit is een stichting die er netjes voor staat en die reserves heeft. Omdat we niet rijker hoeven te worden dan we nu zijn, wil het CvB investeren in de scholen en in personeel. Om geen verplichtingen te hebben zijn mensen aangesteld op

payrollconstructie.

In augustus komt er een document waarin staat wie vertrokken en wie overgeplaatst is. In de “Vleugels” van september/oktober zal uitleg gegeven worden over hoe het personeel ingezet wordt.

Dit stuk is ter informatie aan de GMR verzonden. De RvT heeft het document vastgesteld.

Het Bestuursjaarverslag wordt verzonden naar het Ministerie, het moet voor 1 juli a.s. binnen zijn. Na verloop van tijd worden de verslagen door ambtenaren doorgenomen op wettelijke voorwaarden.

Voor ouders komt er een populaire versie, nl. het jaarbericht.

Op blz. 24: Ziekteverzuim. In 2013 bezochten 38 mensen een of meerdere keren het spreekuur van de bedrijfsarts. Dit is een toename van ruim 30% ten opzichte van 2012. Toen werden 29 mensen voor korte of langere tijd begeleid. In verband met het oplopend ziekteverzuim is er een werkgroep gestart. Na de zomervakantie zal er een scholingsdag over ziekteverzuim gehouden voor de directeuren. Deze maand is het ziektepercentage gezakt. Het CvB hoopt deze trend te kunnen volhouden. Aves zit nog steeds onder het landelijk gemiddelde.

 

Financieel verslag: geïnformeerd wordt naar een voorbeeld van vlottende activa. Dit is inventaris.

Het financiële gedeelte is door een accountant gecontroleerd. Aves heeft een goed resultaat. In verband met het risico is het geld verdeeld over 3 banken.

5.      Evaluatie Avesdag   

De bijlage is een overzicht met getallen en opmerkingen. Morgen is er een interne evaluatie met betrokkenen vanuit de werkgroep. Er hebben 300 personen deelgenomen aan de Avesdag en ongeveer de helft heeft gereageerd. De sprekers zijn  goed bevonden, maar sommige workshops hadden beter gekund. Uit deze evaluatie haalt het CvB de grote lijnen en leerpunten.

6.  Stand van zaken formatie

Dhr. Timmermans geeft aan dat alles nu ongeveer rond is. In de laatste week voor de vakantie zullen er nog een paar veranderingen doorgevoerd moeten worden. Dhr. Timmermans gaat morgen de laatste telefoontjes plegen. Het lukt om alle mensen een plek te geven, ook de poolers zijn na de zomervakantie ondergebracht. Niemand staat op 18 augustus op straat.

Van de personeelsleden die vanuit onze organisatie gedetacheerd worden,  gaat 1 persoon met pensioen en 1 persoon wordt in vaste dienst genomen bij de Friese Poort. Nu staan weer 2 mensen op de nominatie om na de zomervakantie bij een andere werkgeven aan de slag te gaan. Aves heeft een  goede relatie met  het VO.

 

Er zijn 4 nieuwe koppels gestart met Vierslagleren. In totaal zitten we nu op 7 koppels.  

 

7.  Stand van zaken sollicitaties LB

Dit jaar hebben 3 leerkrachten gesolliciteerd op een LB functie. Morgen vind er nog een sollicitatie- gesprek plaats. Vorige week hebben er 2 gesprekken plaatsgevonden. Het gesprek wordt gevoerd door 2 directeuren en dhr. Timmermans.  De voorwaarden voor een LB-functie staan vermeld op de website van Aves. In de competentielijst zitten extra zaken voor LB’ers.

Enige tijd geleden heeft het CvB reeds aangegeven dat zij het effect van de invoering van LB binnen Aves wil onderzoeken. Wij hebben de onderzoeksvraag neergelegd bij de opleiding Personeel en Arbeid van diverse HBO-instellingen. Inmiddels hebben wij  een student benaderd om dit onderzoek voor ons uit te voeren. De onderzoeksvraag en de deelvragen zijn door de HBO instelling veranderd op een wijze waarop Aves niet kan instemmen. Hierover vindt nog overleg plaats.  

8. Stand van zaken Kraggenburg, Tollebeek en Creil

Dhr. Breukel vertelt dat in deze 3 dorpen de ouders uitgesproken hebben dat ze de scholen willen samenvoegen. Het CvB heeft hiermee ingestemd en de onderzoeken lopen.

In Kraggenburg is het al zover dat per 1 aug 2014 een scholenfusie plaatsvindt. De andere 2 fusies worden beoogd op  01-08-2015. Het CvB heeft de tijd genomen om zaken te regelen,  want het heeft nogal impact op de scholen We horen dat ouders en leerkrachten tevreden zijn.

In Tollebeek hebben de huidige directeuren aangegeven deze functie niet te opteren, daarom is deze vacature opengesteld.

9. Stand van zaken directievacatures Bant

Deze vacature is nog niet ingevuld. Er zal morgen een gesprek plaatsvinden met sollicitatie- commissie. Het gaat om een halve baan. De school heeft 50 leerlingen.

Het CvB geeft aan dat er in de komende jaren een aantal directeuren gaan uitstromen.

Daarom is Aves ook gestart met potentials. Het is de bedoeling om toekomstige directeuren intern te gaan opleiden.  

10. Medisch handelen

Deze stukken heeft de GMR al eerder gezien.  De verzekeringmaatschappij geeft aan dat je dit geheel goed moet indekken. De stukken zijn nu opgemaakt in Aves stijl en er hebben kleine aanpassingen plaatsgevonden. De stukken zullen op de website van Aves en in bibliotheek van Tobias geplaatst worden.  

11. Bestuursplan Aves 2014-2018

Het CvB heeft in kleur de aanpassingen/wijzigingen aangegeven. Dit plan is ontstaan door input van diverse geledingen.  De RvT heeft het CvB geadviseerd om zaken wat helderder neer te zetten.

Mw. Bosman informeert naar Meer Mans. Dhr. Timmermans geeft de stand van zaken weer.  

In het kader van ICT vertelt het CvB dat de directeuren compleet digitaal vergaderen. Het CvB wil dit uitrollen over de scholen en de leerkrachten in de komende 4 jaar.  Er wordt ook gewerkt aan een ICT beleidsplan, zodra deze klaar is kan dit besproken worden in de GMR vergadering.  

 

12. Beleid Cluster IB’er

Het CvB wil graag met de GMR van gedachten wisselen over het beleid ten aanzien van de inzet van LB-leraren met de taak “IB-er voor meerdere scholen”. Het CvB ziet goede effecten van de cluster ib’er. Dhr. Timmermans stelt voor om de gesprekspunten die op het voorblad staan door te nemen.

Gesprekspunten

1.    “IB-er zijn“ is een taak binnen de LB-functie, IB-er zijn is geen functie. De GMR is van mening dat dit geen functie is maar een taak.

2.    Een LB-leraar met IB-taken heeft een minimale taakomvang van drie hele dagen. De GMR is het hiermee eens. Bij de stichting is het minimaal 2 dagen.

3.    Aves gaat werken met cluster-IB-ers op scholen kleiner dan 200 leerlingen.  De GMR stemt hiermee in.

4.    Scholen van meer dan 200 leerlingen mogen een eigen IB-er hebben. De GMR geeft aan dat er zo meer garantie op kwaliteit is.

5.    Voor een LB-leraar met de IB-taak is een relevante Masteropleiding verplicht (hebben of halen binnen 3 jaar na aanstelling). Het CvB vindt deze taak belangrijk worden in het kader van Passend Onderwijs = een hoofdtaak.

6.    LB-leraren met de taak “IB-er voor meerdere scholen” worden bovenschools toegewezen en aan scholen aangesteld. Het CvB is sturend. Er zijn afspraken gemaakt wie coördineert en wie het functionerings- en beoordelingsgesprek voert.

7.    Het streven is om de LB leraar met de IB-taak voor meerdere scholen maximaal 10 jaar aan dezelfde school gekoppeld te laten zijn. De leden van de GMR vinden 10 jaar lang.

8.    Mobiliteit van “LB-leraren met de IB-taak” wordt op bestuursniveau geregeld. De GMR is het hiermee eens.

9.    Er is per school maximaal één “LB-leraar met de IB-taak” aangesteld. De GMR is het hiermee eens.

10. Een LB-leraar met de IB-taak neemt deel aan bovenschoolse netwerken. Dit gebeurt al.

11. Voor een LB-leraar met de IB-taak is de “taakomschrijving IB-Aves” van toepassing. De taakomschrijving wordt al gebruikt.

12.  In verband met efficiëntie worden IB-taken waar mogelijk/wenselijk per dorp geclusterd. De GMR is van mening dat dit een goed plan is, het scheelt reistijd. Wel doet de GMR de suggestie dit niet hard op te nemen maar ad hoc regelen. Het CvB geeft aan dat er staat: is mogelijk,  is wenselijk dus je houdt het open. Dit punt moet niet persoonlijk getint zijn. Het gaat om professionaliteit.

13. in de periode augustus 2014-augustus 2018 wordt het bovenstaande geconcretiseerd. Uiterlijk augustus 2018 zijn de bovenstaande beleidsuitspraken doorgevoerd binnen Aves. Het CvB geeft aan dat er de tijd voor genomen wordt, nl. 2014-2018.

13. Onderwerpen GMR vergaderingen 2014-2015

Het CvB informeert of er voldoende items op de agenda gezet zijn?  Zijn er nog items die als thema aan de orde moeten komen? Bijvoorbeeld peuterspeelzalen, kinderopvang. Dhr. Breukel verwacht ontwikkelingen in de loop van de tijd. Ook stelt hij voor het thema passend onderwijs door Ina Oosterhuis te laten verzorgen. Mw. Rozendal wil dan wel graag dat de informatieve bijeenkomst anders wordt opgezet dan de vorige keer. Het CvB geeft aan dat bij de RvT een uur strak wordt vergaderd en daarna vindt er een thema overleg plaats. Is dit misschien ook iets voor de GMR?

Mw. Rozendal heeft de MR startcursus bijgewoond. Daarin werd voorgesteld dat de GMR onderling gaat vergadering, er afstemming onderling plaatsvindt. Bijvoorbeeld ook teksten doornemen.

Aandacht geven aan talentontwikkeling, Aves academie en hoogbegaafdheid.

14. Vacatures GMR

Dhr. Meijer zal waarschijnlijk worden gedetacheerd. Een persoon die gedetacheerd is,  is in dienst van Aves en kan in de GMR zitten. Als het lukt om gedetacheerd te worden dan blijft dhr. Meijer graag in de GMR. Dhr. Meijer zal in de septembervergadering aanwezig zijn. Dan is er inmiddels wat meer bekend en komen we hierop terug.

15. Rondvraag

Wie wordt vicevoorzitter in plaats van mw. Roowaan? Mw. Bosman wordt vicevoorzitter.

In september moet op de agenda worden geplaatst het rooster van aftreden en de portefeuille- verdeling.

Mw. Bosman informeert naar het aantal leerkrachten die hun catechese diploma gehaald hebben. Het CvB geeft aan dat dit op de website van Aves staat en het zal terugkomen in het jaarverslag over 2014.

Mw. Merks was bij een presentatie van de 8+ klas. Tijdens die avond werd er gezegd dat deze